De kosten van een ERP systeem

Geplaatst door | Nog geen reacties Mijn vermogen

Het aanschaffen en implementeren van een ERP systeem heeft een grote impact op ieder bedrijf. Er moet software worden ontwikkeld, medewerkers moeten leren werken met het nieuwe systeem maar bovenal moet het geld gaan opleveren.

De kosten van een ERP systeemOm een begroting te maken is het noodzakelijk dat men een inschatting maakt van de kosten. Er is echter één probleem. De kosten van een ERP systeem verschillen enorm per bedrijf. Iedere organisatie heeft een unieke manier van werken en zelfs wanneer twee vrijwel dezelfde bedrijven software nodig hebben kan de prijs zeer uiteenlopen.

Een prijs noemen voor een bedrijf in de accounting is al een stuk eenvoudiger dan voor een bedrijf uit de  productie sector. Dat neemt niet weg dat ook binnen de accounting allerlei aftakkingen zijn waardoor de kosten aan beide kanten van het spectrum kunnen eindigen.

Kostenindicatie

Om een kostenindicatie te maken voor de bedrijven die bij ons komen hebben wij een vaste methode. Er zijn een aantal vaste posten die een grote invloed hebben op de totale kosten. Binnen deze posten zijn er keuzes die moeten worden gemaakt door het betreffende bedrijf en dat is waar de grote verschillen ontstaan. De kosten voor ERP software worden opgebouwd door de volgende posten:

Cloud of on-premises                  ERP training
Het aantal Gebruikers                 Onderhoud van de software
De Modules van een ERP

Cloud of on-premises

ERP software was altijd een grote investering die enkel was weggelegd voor de organisaties met een groot budget. Met de grote opkomst van bedrijven die Cloud ERP software aanbieden is dit niet meer het geval. Bij Cloud ERP zijn de instapkosten een stuk lager waardoor het ook voor de startende en kleinere bedrijven mogelijk is om te profiteren van de voordelen van een ERP systeem.

Cloud ERP
Een Cloud ERP systeem wordt ook vaak Software as a Service genoemd. De software wordt als het ware gehuurd van de leverancier. Dit betreft een standaard pakket welke uit te breiden is met standaard modules. De software is geschikt voor een groot aantal bedrijven en is dankzij de eenvoud zeer betaalbaar. Ook de implementatietijd is zeer kort omdat de software online beschikbaar is.

On-premises ERP
De software voor een on-premises systeem wordt door middel van licenties aangeschaft. Hierdoor kan een bedrijf naar wens de software aanpassen. De software wordt op locatie van het bedrijf geïnstalleerd. Men is zelf verantwoordelijk voor de aanschaf en onderhoud van de hardware. Daar tegenover staat dat de software en de data volledig in eigen beheer zijn.

Hosting
De manier waarop de kosten worden opgebouwd is sterk afhankelijk van waar de ERP software wordt geïnstalleerd. Een bedrijf kan kiezen om de software op eigen servers of op gehuurde servers te laten draaien.

Het voordeel van eigen servers is dat het beheer van de soft- en hardware volledig in eigen handen is. De kosten voor de aanschaf en onderhoud van de soft- en hardware is dan ook voor eigen rekening komen.

Als de ERP software wordt gehost op gehuurde servers is deze verhuurder verantwoordelijk voor het onderhoud van de hardware. Dit scheelt aanzienlijk in de kosten maar tegelijkertijd wordt men afhankelijk een externe partij.

Het aantal gebruikers

Om een medewerker toegang te kunnen geven tot een ERP systeem is er een licentie nodig. Deze vorm is te vergelijken met die van Microsoft Office. Per gebruiker moet er een uniek account worden aangemaakt om gebruik te kunnen maken van de software.

Het gebeurt vaak dat niet iedere medewerker volledig gebruik gaat maken van alle mogelijkheden die beschikbaar zijn in een ERP systeem. Daarom wordt er onderscheidt gemaakt tussen volle gebruikers en gedeeltelijke gebruikers.

Volledige gebruikers zijn in staat om gebruik te maken van alle functies van de software. Zij kunnen nieuwe gegevens invoeren en delen met mede gebruikers. Een gedeeltelijke gebruiker is vaak slechts in staat om de gegevens te kunnen lezen maar niet zelf in te voeren of aan te passen.

Ga binnen iedere afdeling na hoeveel volledige gebruikers en hoeveel gedeeltelijke gebruikers er daadwerkelijk nodig zijn. Een goede afweging kan een hoop kosten schelen.

De modules van een ERP

Een ERP systeem wordt opgebouwd uit modules. Deze modules zijn de bouwstenen van de software. Voor iedere afdeling is er een module bestaande uit bijpassende functionaliteiten. De modules en functionaliteiten verbinden de afdelingen en zorgen voor een gecentraliseerd systeem. Er zijn een aantal standaard ERP modules welke bij ieder bedrijf van toepassing kunnen zijn zoals:

  • Business intelligence
  • Customer relationship management
  • Document management
  • Financiën
  • Human resource management

Iedere standaard module kan veel waarde toevoegen aan een systeem maar in de meeste gevallen zal een organisatie niet alle modules nodig hebben. Het gebeurt vaker dat er extra functies aanvullend op een standaard module nodig zijn. Hoe meer standaard de modules zijn des te lager zullen de kosten uitvallen.

Aan de andere kant zijn er ook zeer specifieke modules voor bedrijven binnen een bepaalde sector. Deze modules zijn slechts voor een handjevol geschikt en zullen daarom in een hogere prijsklasse liggen. Voor bedrijven in de maakindustrie of in de logistieke dienstverlening zijn er specifieke modules zoals:

  • Supply chain management
  • Warehouse management
  • Global business management

Voor een bedrijf dat zich in een kleine niche markt bevind is de kans gering dat er al standaard modules beschikbaar zijn. Als het bedrijf dan toch functionaliteiten nodig heeft om deze unieke werkprocessen te optimaliseren is er maatwerk nodig.

Maatwerk kan flink in de papieren lopen, zeker als je in een niche markt werkt met zeer gespecialiseerde bedrijfsprocessen. Voor een ERP leverancier zal het meer tijd kosten om een dergelijke module te ontwikkelen en dat wordt uiteindelijk doorgerekend aan de klant.

ERP training

In de begroting voor een ERP systeem moet rekening worden gehouden met de training van het personeel. Hoe groter het bedrijf hoe meer budget hiervoor vrij moet worden gemaakt. Iedere medewerker moet zijn steentje bijdragen om de implementatie te laten slagen. Als een werknemer niet kan omgaan met het nieuwe systeem zal dit niet alleen leiden tot irritatie maar ook tot verlies op de winstmarges.

De Return on Investment is grotendeels afhankelijk van hoe snel een ERP systeem in de praktijk kan worden gebruikt. Iedere dag dat een systeem niet optimaal wordt gebruikt kost dit het bedrijf geld. Het wordt aangeraden om tijdens de implementatie al te beginnen met trainingen. Zo kan iedere medewerker op zijn eigen tempo wennen aan het nieuwe systeem en is iedereen op de dag van overstap klaar om aan de slag te gaan.

Onderhoud van de software

Het zou zeer inefficiënt zijn om ieder jaar van ERP software te wisselen. De implementatie vergt veel van een bedrijf en heeft een grote invloed op de manier van werken. Een ERP systeem is een lange termijn investering.

Om een juiste kostenberekening te maken moet er ook rekening worden gehouden met de kosten die zich voordoen na de implementatie. Een berekening over een korte periode zou een vertekenend beeld geven. Om een goede indicatie van de kosten te kunnen maken gaan we uit van een periode van vijf jaar.

Een systeem dat minimaal vijf jaar lang iedere dag moet werken moet goed worden onderhouden. Om hiervoor te zorgen brengen de leveranciers kosten in rekening. De kosten voor het onderhoud aan ERP software zijn afhankelijk van de installatie.

Bij een Cloud ERP zijn deze kosten inbegrepen in de maandelijkse prijs. Bij een on-premises systeem zijn deze kosten niet inbegrepen. De meeste ERP leverancier rekenen jaarlijks tussen de 15% – 20% voor de onderhoud van het systeem. Een serieuze kostenpost om rekening mee te houden.

Benieuwd naar wat een ERP systeem voor uw bedrijf gaat kosten?

Wilt u meer informatie en tips over de kosten van een ERP systeem? Dan kunt u op ERPoverzicht.nl verder lezen over ERP en waar u op moet letten bij het vinden van het juiste ERP systeem voor uw organisatie.


Deel dit artikel

Geschreven door:

Olav Harmelwaard

Olav Harmelwaard is software consultant bij Software Informatie.


Bekijk 1 bericht van Olav Harmelwaard

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Terug naar het nieuws overzicht

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies om u de beste surfervaring te geven. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op 'Accepteren' hieronder, dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten